处理业务查询与执行实际工作之间的平衡

处理业务查询与执行实际工作之间的平衡回答商务咨询是你自由职业生涯中根深蒂固的一部分。在大多数情况下,您需要激斗战轮名秘书来处理与业务相关的信函。

无论IT’是为一个新项目做宣传,还是回复那些有兴趣雇佣你的潜在客户,你都需要不断地发送电子邮件。如果您在较小的项目上工作,并且几乎每天都处理新项目,那么这将成为一个重复且耗时的练习。

例如,我是一个网站内容编写者;有时一个项目仅仅由一个页面组成,有时它包含许多经过深入研究的内容页面。在较小的项目上工作意味着在一天之内,我会通过我的网站收到很多问题,我必须回复所有问题,有时还要多次,因为客户有很多问题,即使他们只想写一页。

设置自动响应器

自动应答器会立即向试图与您联系的人发送电子邮件。现在,一个自动回复的人看起来不像你希望的那么个人,但这是告诉那个人你很快就会和他或她联系的最好方式。这在很大程度上使那个人放松了。

尽可能自动化。就我个人而言,我已经使用了激斗战轮,但是一些专业的自动应答公司和软件工具可以根据发送者的消息生成定制的自动应答器。

如果您觉得在答复中使用了一些设置好的表达式或信息模式,请在网页上放置一个完整的答案库,并将该链接包含在自动答复中。当一个新客户联系你时,他或她最有可能问你什么?

  • 不同服务的价格是多少?
  • 到目前为止你做了什么工作?
  • 证明,如果有的话?
  • 你通常需要多少时间来完成一个项目?
  • 你如何接受付款(CC,贝宝,电线等)?
  • 你到底在做什么(是的,他们也问这个!)?

您可以将这些信息放在网页上,并将其超链接到不同的部分,就像常见问题页面一样。

设置发送查询和答复查询的时间

在你的联系页面上提到,当他们需要你回复的时候。使用一些国际时间线,并向他们传达您只在一天中的特定时段查看电子邮件。

告诉他们,剩下的时间你在为客户分配任务,他们会感激你对工作的认真。我建议你早上第一件事就是不要回答你的问题,因为有时候这项工作可能会持续几个小时,甚至在开始工作之前你也会感到疲劳。在处理了大量工作之后,请回复您的查询。

保存一些模板

你在一遍又一遍地写同样的信息吗?然后保存模板消息
2所有主要电子邮件客户端(如Outlook Express和Thunderbird)都允许您保存模板。在模板的帮助下,您可以快速创建一条新消息并发送出去。

短消息

你最近一定在很多网站上看到过。创建简短的邮件,并制定一个规则,使您在电子邮件中不超过N个句子。

尽可能使用项目符号,因为项目符号可以让您创建更短甚至是单音节的句子,从而节省您在这个过程中的大量时间。有些人甚至建议,如果有来自客户机的多条消息,那么在一条消息中回复所有这些消息;Don’不发送单独的回复。

我个人认为这取决于你的信息的性质。如果回复时间比我建议的短,那么您可以快速地单独回复,因为浏览多个电子邮件和复制/粘贴邮件,然后编译回复会非常耗时。

如果可能,激斗战轮寻求外部帮助

如果你觉得你的大多数回复都是一般性的,你应该把这项任务外包给别人,花你自己的时间去做工作,或者推广你的服务和产品。你甚至可以在给一个家庭成员一些训练后寻求他的帮助。

尽管您是唯一一个可以创建自定义费率报价的人,以防您为您的服务收取6037英镑的固定费率。

回答我在开头提到的问题是不可避免的,不管你喜欢与否,这是你工作的一个主要部分,因此你真的需要组织它,以确保你不必总是回答商业问题,并完全被你开始实际工作的时间耗尽。

 

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