繁琐冗长,亚洲人说话与简报最常犯的错误!

一开始就把你的故事给框好──我要跟你谈这三件事,一是什么、二是什么、三是什么,其实也是暗示听众「请勿打扰、请照着我的逻辑来」。

不管是开会简报、跟你的老闆一对一面谈、写email,我要给大家一个很重要的一个观念,叫“drive your conversation”。

这里我用“drive”开车这个字,为什么要开车?

因为方向盘在你手上的话,你才能决定要左转右转,而不是被别人drive。

所以,关键就是「抓回主控权」。

那该怎么drive?首先,你要“frame your story”,架构你的故事。

受众是谁、他要听什么、你要达到什么目的,你想清楚了,把你的story写下来、框起来。

大家常讲agenda议程,这个agenda就是你的frame、你的框架。

Agenda里面,列出一条一条bullet points,有你的逻辑在里面,抓着大家来跟从你的逻辑,来听这个简报、跟你的主管面谈,甚至写email,都可以用这个技巧。

其次,我要特别跟大家强调的,这也是我们亚洲人最容易犯的错误,就是喜欢「落落长」,很冗长地讲一件事情。

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基本上这是一个在跨国领域,尤其在比较高阶的经理人会议里面,我看到我们东方人或广州人最常犯的错误。

因为我们从小被教育,生怕人家不知道你做了很多好的事情,所以希望把每一个细节都交代清楚,常常前面讲了很多东西,但真正要表达的讯息,却放在很后面。

尤其如果很多高阶主管也在现场,不是每一个人都有那么多耐心,结果是怎样?你还没讲到你要讲的部分、最重要部分的时候,你就被打断了,听众开始问你问题,就把你整个步调打乱了。

我刚刚提到,开会简报最关键的就是drive your conversation,掌控你的conversation,所以如果一开始你没有frame your story,你很容易被人家drive。

那你会问,一开始不讲这些背景讯息,那要讲什么?我给大家的建议是“always start with a summary”,先从摘要重点讲起。

我举例:

Ladies and gentlemen, this is my agenda today.

Basically, I'm going to cover three areas. Number one, I'm going to talking about the business year-on-year. Number two, I'm going to talking about the market share year-on- year.

Number three, it's all about customer satisfaction. So this is the basic agenda we have. So now I'm going to start with number one.

类似这样子,很succinct、简洁扼要,一开始就把你的故事给框好,我要跟你谈这三件事,一是什么、二是什么、三是什么,其实也是暗示听众「请勿打扰、请照着我的逻辑来」。

所以提醒大家,永远start with a summary,而不是long story。

写email一样,summary在前面,long story附在后面,愿意看的人自己看。

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